Tarifs et adhérents
Proposez des catégories claires : adhérent, non-adhérent, early bird réservé aux premiers jours. Indiquez à l'avance le justificatif demandé à l'entrée, comme la carte d'adhérent ou la carte étudiante.
Un lien de vente unique, partagé dans les groupes de promo et par des ambassadeurs dans chaque filière, fonctionne mieux que la vente en espèces à la cafétéria.
Prévenir le bizutage
L'article 225-16-1 du Code pénal punit le fait d'amener autrui, contre son gré ou non, à subir ou commettre des actes humiliants ou dégradants ou à consommer de l'alcool de manière excessive, lors de manifestations liées aux milieux scolaire, sportif et socio-éducatif. La peine est de six mois d'emprisonnement et 7 500 € d'amende.
Service Public précise que la responsabilité d'une personne morale, comme une association, peut aussi être engagée. Écrivez une charte simple, briefez votre équipe et prévoyez un référent identifiable pendant la soirée.
Buvette et musique
Une association qui organise elle-même sa manifestation peut ouvrir une buvette temporaire de boissons des groupes 1 et 3 avec l'autorisation du maire, dans la limite de cinq autorisations par an, selon Service Public. Mettez à disposition de l'eau et des boissons sans alcool.
Une soirée avec musique se déclare à la Sacem, en amont pour bénéficier du tarif réduit.
Entrée et jauge
Les soirées d'intégration attirent souvent plus de monde que prévu. Vendez en ligne jusqu'à la jauge du lieu, puis fermez la vente : le comptage en direct vous évite de dépasser la capacité autorisée.
Avec Tickean, chaque étudiant reçoit son billet QR par WhatsApp, et les bénévoles scannent avec leur propre téléphone. Plusieurs téléphones scannent en parallèle pour absorber le pic d'arrivée.
Checklist rentrée
1. Lieu et jauge confirmés par écrit.
2. Tarifs adhérent et non-adhérent, prix total affiché.
3. Charte anti-bizutage et référent désigné.
4. Autorisation de buvette demandée en mairie.
5. Déclaration Sacem faite en amont.
6. Ambassadeurs par filière avec leur lien.
7. Équipe d'entrée briefée au scan.